Le blog de Copilot Solutions

Le « cash-flow », le nerf de la guerre

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Il y a des choses immuables dans la vie, comme savoir que le chèque de notre client est dans la poste… mais qu’il n’arrive toujours pas, alors que les factures, elles arrivent avec la ponctualité d’une horloge !

Entre les encaissements et les décaissements, ce qui reste est la liquidité : ce qu’on appelle le « fonds de roulement » ou cash-flow. La gestion du cash-flow, c’est le nerf de la guerre, pour n’importe qui en affaires. Pour un travailleur autonome, cela devrait être une obsession. Pourquoi une bonne gestion des liquidités est-telle importante ?

  1. Parce qu’elle permet d’avoir une marge de manoeuvre. La très vaste majorité des travailleurs autonomes n’ont pas de facilités de crédit très larges, puisqu’ils ne peuvent pas l’appuyer, ce crédit, sur des inventaires ou de la machinerie. Du coup, ils sont plus souvent qu’autrement contraints d’être leurs propres banquiers, en recourant aux fonds leur appartenant.
  2. Dans la même veine, conserver des liquidités substantielles et sur une base régulière est la clef pour l’obtention éventuelle de facilités de crédit bancaire. Le boulot des banquiers, c’est connu, est de gérer le risque des prêts qu’ils octroient. Ce risque sera diminué (compte tenu des aléas inhérents aux revenus des travailleurs autonomes) par votre capacité à conserver des liquidités suffisantes et régulières.
  3. Toujours dans la même veine, puisque vous êtes d’abord et avant tout votre propre banquier, avoir des liquidités suffisantes permet de faire face aux imprévus (retard de paiement d’un client, perte d’un contrat, dépense inattendue, etc.) mais aussi aux cycles « naturels » de l’année (les semaines mortes autour du temps des fêtes ou des vacances de la construction, par exemple).
  4. Finalement, de manière plus générale, pour ne pas être esclave de ses clients et de ses fournisseurs. Lorsqu’on est trop serré dans la gestion de nos liquidités, on a moins de latitude et donc on est contraint à accepter des situations qu’on ne souhaite pas.

Ces raisons peuvent sembler des évidences, mais dans le feu de l’action (ce mandat à livrer, cette offre de service à écrire, ce client exigeant à gérer…), il est facile de les perdre de vue. Voici quelques règles simples à toujours garder en tête :

  • Gérez nos recevables comme le font vos fournisseurs les plus exigeants : à la différence de votre fournisseur de téléphonie qui n’a pas de lien humain avec vous, vous entretenez une relation humaine souvent très étroite avec vos clients. Cela peut compliquer les choses, le moment venu de réclamer un paiement qui vous est dû. Pourtant, il est possible de gérer ses comptes à recevoir en étant pointilleux sur les dates de paiement. De surcroît, vous en serez d’autant respecté par vos clients – car vous enverrez un message de gestion rigoureuse qui se répercutera sur l’ensemble de votre travail.
  • Négociez des termes de paiement de vos comptes fournisseurs qui soient les plus avantageuses, c’est-à-dire les plus loin dans le temps. Autrement dit : on fait rentrer l’argent le plus rapidement possible et on le fait sortir le plus tard possible. Une fois cela fait, cependant, question d’entretenir une relation à long terme qui soit profitable, il est impératif de respecter ces ententes avec la plus grande rigueur. En cas de besoin, il n’en sera que plus facile de négocier une entente spéciale.
  • Finalement, il faut à tout pris minimiser le temps et l’argent dépensés à la gestion de la trésorerie. À cette fin, plusieurs solutions et méthodes sont à la disposition du travailleur autonome. Vous utilisez encore des chèques, cette relique du 16e siècle ? Il est de plus en plus simple d’utiliser les paiements et virements électroniques. C’est bien évidemment bien ancré dans nos habitudes pour payer nos fournisseurs, mais pourquoi ne pas l’instaurer également pour nos clients ? Programmez automatiquement vos paiements récurrents, dans la mesure du possible (sans oublier de toujours vérifier les factures) et demandez à vos clients de vous payer par virement bancaire.

Une bonne gestion du cash-flow demande un certain temps et beaucoup de rigueur. Mais en bout de piste, c’est un peu de liberté qu’on gagne et beaucoup de maux de tête que l’on s’épargne !

 

NB : ce texte est proposé à titre informatif et ne constitue pas un avis comptable ni juridique. 
Le contenu de cette publication n'engage que la responsabilité de son auteur et ne représente pas l'opinion de Copilot Solutions.


Written by imarcil

11 janvier 2012 at 21 h 17 min

Publié dans Fiscalité

Les dépenses admissibles: dans le doute, ne vous abstenez pas !

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Un des principaux avantages du statut de travailleur autonome est bien entendu celui de pouvoir déduire de ses revenus les dépenses encourues pour les générer. Cependant, beaucoup trop de travailleurs autonomes se posent régulièrement, en faisant leur tenue de livre, la question : « est-ce que cette dépense est admissible ? » La crainte de faire des déclarations erronées au fisc fait en sorte qu’on hésite trop souvent à comptabiliser certaines dépenses.
L’esprit de la loi est simple : est admissible toute dépense qui contribue nécessairement et de manière raisonnable à générer un revenu. Si cette définition est simple, elle est toutefois ouverte à interprétation. En bout de piste, ce seront les analyses du fisc qui prévaudront, mais afin de mettre toutes les chances de son côté, voici quelques « règles d’or » à suivre :

  • Comptabiliser toutes les dépenses qui peuvent potentiellement répondre à la définition de « dépense admissible » : dans le doute, ne vous abstenez pas !
  • Au moment de faire vos déclarations de revenu (impôts), ayez recours à un spécialiste de la chose. Vous éliminerez sans doute 90% des doutes que vous pourriez entretenir.
  • Afin de faciliter la tâche à votre teneur de livres, réunissez les pièces justificatives accompagnant vos rapports de tenue de livre de manière ordonnée et claire.
  • Pour vous assurer que votre teneur de livres ne dépense du temps inutile (qui vous sera précieusement facturé), l’ordre et la clarté dans l’organisation de vos documents sont bien sûr essentiels.
    Une petite étape – facile ! – supplémentaire peut être franchie en divisant vos pièces justificatives en trois catégories :
    1. Une pile / enveloppe / boîte de factures « admissibles » c’est-à-dire pour lesquelles on n’a aucun doute sur leur admissibilité, par ex. :
      • matériel « intrant » que vous transformez pour la production de vos biens et services ;
      • dépenses administratives (papeterie, abonnement internet et téléphonique, messagerie, assurances, frais bancaires, etc.)
      • honoraires professionnels (comptable, avocat, agent, etc.) ;
      • cotisation à des associations professionnelles et syndicales ;
      • location d’équipement ou d’espaces de travail…
    2. Une autre « cas complexes » qui regroupe les dépenses qui sont admissible mais ne sont pas déductibles à 100% et pour lesquelles un avis éclairé sera nécessaire avant de remplir la déclaration de revenu :
      • frais de représentation (repas au restaurant, présence à un cocktail, par ex.), qui ne sont déductibles qu’à 50% et pour lesquelles des règles strictes sont édictées (par ex. : ne pas soumettre uniquement le reçu de carte de crédit mais aussi et surtout le reçu du restaurant et écrire derrière le nom de la personne rencontrée) ;
      • si vous travaillez à partir de votre domicile, une part de vos dépenses de logement peut être déduite de vos revenus : loyer, électricité, gaz, etc. ;  teneur de livres déterminera avec vous la part raisonnable qui peut être réclamée (généralement en fonction de la superficie de l’espace physique occupé par votre lieu de travail, qui doit être consacré à cette fin) ;
      • il peut y avoir une zone grise entre les frais de publicité et ceux de représentation, outre certaines évidences (achat d’espace dans un journal ou frais d’impression d’un dépliant, par ex.) ;
      • finalement, les achats d’équipement représentent un cas particuliers, car ceux-ci peuvent et doivent être amortis sur plusieurs années, selon des règles précisément établies : tout objet dont l’utilisation durera plus d’un an : voiture, matériel informatique, outils, etc. ; ces amortissements seront calculés plus aisément avec l’aide de votre teneur de livres.
    3. Une troisième, « incertain » : pour tous les autres cas où une dépense vous semble en toute logique être « nécessaire et raisonnable » pour gagner votre revenu mais est, par exemple, inhabituelle, il peut être sage de ne pas la comptabiliser  (pour éviter de les corriger par la suite) mais de tout de même demander l’avis d’un spécialiste. Il peut s’agir de l’achat de vêtements ou de vin pour un lancement (frais de représentation ?), de la location d’un équipement spécialisé, d’une assurance-vie, etc.
    Si vous entrez vous-même vos données dans Copilot, vous pouvez avec votre teneur de livres convenir d’un code à ajouter à la fin des dépenses qui doivent être vérifiées (*1, *2 et *3 par exemple).
    L’inclusion ou l’exclusion des dépenses à la déclaration de revenus peut faire en fin d’année fiscale une différence importante. Dans le doute, donc, ne vous abstenez pas ! Mais ayez recours à quelqu’un de confiance  et, autant que possible, établissez avec lui dès le départ les règles du jeu.
     
    
    NB : ce texte est proposé à titre informatif et ne constitue pas un avis comptable ni juridique. 
    Le contenu de cette publication n'engage que la responsabilité de son auteur et ne représente pas l'opinion de Copilot Solutions.

    Written by imarcil

    13 décembre 2011 at 14 h 45 min

    Publié dans Fiscalité

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    Un nouvel envol pour Copilot

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    La comptabilité doit être un exercice simple. C’est pour cela que nous améliorons continuellement Copilot.
    À compter du 10 décembre prochain, vous aurez accès à une version améliorée de Copilot. Nos nouvelles fonctionnalités d’entrée rapide de transactions vous permettrons de sauver encore plus de temps lors de vos opérations courantes:

    • Utilisez la nouvelle interface d’entrée rapide pour entrer une série de transactions sur le même écran (Menu entrée rapide> Entrée rapide des transactions).
    • Importez directement votre relevé bancaire ou de carte de crédit dans Copilot. La plupart des institutions financières permettent l’exportation des relevés en format OFX ou QFX. Ces fichiers peuvent désormais être importés directement dans Copilot (Menu entrée rapide> Importer des transaction).
    • Les entrées rapides et les importations peuvent aussi être validées sur un seul écran où il est possible de consulter et d’éditer chaque transaction.
    • Les menus de Copilot ont également été revus afin de faciliter la navigation.

    De nouveaux démos vous aideront à découvrir ces changements :

    Bonne découverte !

    Written by Elise Desaulniers

    8 décembre 2011 at 11 h 12 min

    Publié dans Copilot

    Augmentation de taxes au Québec

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    À compter du 1er janvier 2012,  la TVQ (gouvernement du Québec) passera de 8,5% à 9,5%. La TPS (gouvernement du Canada) n’augmentera pas. Ce changement aura un impact sur la facturation que vous ferez à vos clients et sur les taxes qu’il faut réclamer sur vos achats.

    Sur le blog d’AgentSolo, Raynald Morand donne une explication très claire de l’impact de ce changment :

    Si un produit ou un service se vend $100.00, la TPS est à 5% soit $5.00 et la TVQ sera à 9.5% soit (100 + 5) X 0.095 = 9.975 ou 9.98 pour un total de $ 114.98. Si vous vendez un produit ou un service qui inclus les taxes, par exemple : $100.00 taxes incluses, votre calcul est (en 2011) 100/1.13925 pour un montant avant taxes de 87.79. Avec la nouvelle taxe, le calcul sera 100/1.14975 pour un montant avant taxes de 86.98 soit une diminution de 0.81$. Il serait peut être pertinent prendre en considération d’ajuster vos tarifs surtout si vous facturez avec les taxes incluses.

    La TVQ se calcule sur une contrepartie qui comprend la taxe sur les produits et services (TPS) au taux de 5 %. Le taux effectif combiné de la TPS et de la TVQ est de 14,975% à partir du 1 janvier 2012. Si vous multipliez $100.00 par 1.14975, vous obtiendrez automatiquement le montant avec taxes.

    Le 1 janvier 2013, la TVH (Taxe de Vente Harmonisée) devrait être mise en place. Elle devrait nous simplifier la vie car nous n’aurons qu’une seule taxe de 15% à calculer. Je vous tiendrai au courant.

    Augmentation de TVQ au 1er janvier 2012Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site de Revenu Québec.

    Nous vous recommandons de bien vous préparer pour pouvoir facturer avec les taxes ajuster à compter du 1er janvier 2012.

    Chez Copilot, nous sommes fins prêts et les ajustements se feront automatiquement le 1er janvier à minuit… alors que vous serez en train de sabrer le champagne !

    Nous en profitons donc pour vous souhaiter une bonne périodes des fêtes et une année 2012 prospère !

    Written by Elise Desaulniers

    8 décembre 2011 at 11 h 00 min

    Publié dans Fiscalité